先日、職場の同僚に勧められて『エンジニアのための文章術 再入門講座』を読みました。
前職は役所で働いており、メールを書くことが多かったのである程度は身についているものもありましたが、重要だなーと再認識したことや、なるほどと思ったことを紹介したいと思います。
役員と同僚では視点が違う
経営（やプロジェクト）の大局を見て判断する役職にいる役員やリーダーと、自分と同じように１人の開発者としてプロジェクトに関わっている人では、物事に関する関心事項、判断するポイントが異なります。
これを踏まえて、自分の視点からの説明ではなく、必ず相手の立場に立った説明をすることが重要です。
当たり前の話ではあるのですが、ついつい自分視点で書きたいことを書いてしまっていないか、文章を送る相手がどこを気にするかをきちんと考えることを意識する必要があるな、と再認識しました。
断るときは相手が判断をするかたちにし、かつ相手側の大義名分を守る
どうしても時間的、人的リソースが足りず、依頼を断らざるを得ない場面はたくさんあると思いますが、その場合はこの２点を意識すると良いようです。
相手が判断をするかたちにする
「〜なので、お見送りさせていただきます。」といった言い方ではどうしても相手に不満を残してしまいがちなので、きちんと理由を述べた上で、最後は検討してもらうかたちにし、相手が判断をするかたちを取ると相手の不満も抑えることができます。
ただ、ここで私が感じたのは、検討してもらうという方向に意識が向きすぎて対応が難しい理由づけなどを緩めてしまうと、相手が素直に受け取ってしまい、交渉が困難になることも起こりそうだなーということです。したがって、実質逆転が起こらないように理由を明確に書いた上で、かたちだけ検討してもらうという意識が大事かなと思いました。
相手側の大義名分を守る
これは要するに、「こちらがやりたくないのではなくて、あなたにこんなデメリットがあるんです」という伝え方をするべし、という内容です。
あなたがやりたくないだけですよね、と思われると交渉が難しいので、相手の立場に立った上で、起こりうるリスク等を丁寧に説明することで、断る交渉がスムーズに行きやすそうです。
これはかなり納得感があります。確かに「あなたにこんなリスクが発生しますよ」と言われてしまったら、それを覆すのは難しいですよね。
最後に
エンジニアのためとありましたが、ビジネスマン共有で通ずる内容だと思います。面白い内容でした。
